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青岛科技大学审计档案管理办法
2013-04-15 15:09 审计处 

青科大字[2006]15号

为了加强学校审计档案管理,充分发挥审计档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国审计法》和《教育系统内部审计准则》,结合我校实际情况,制定本办法。

第一条 审计档案是指审计人员在对审计项目进行审计过程中收集、整理、保管、利用、编制、统计鉴定的活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的记录。审计档案是审计工作的重要内容。

第二条 在审计工作中形成的下列文件和材料应分类归入审计档案:

1.上级部门及学校领导对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定、办法、通知等文件。

2.学校有关审计工作的规章制度、岗位职责;审计处的工作计划及工作总结、请示、报告等文件;上报材料和审计工作年鉴等。

3.财务及经济责任审计工作中形成的审计通知书、承诺书、审计报告、审计报告征求意见书及被审计单位的书面意见和审计组的书面说明、审计取证资料、审计工作底稿等审计公文。

4.检查审计意见的落实情况和审计决定执行情况的报告和记录。

5.审计调查报告及有关材料、审计统计报表。

6.基本建设工程项目决算报告及有关材料。

7.有关审计项目的请示、报告、批示和会议记录及与审计项目有关的群众来信和来访记录。

第三条 立卷及要求:

1.审计档案立卷的原则是按照文件材料的形成规律和联系,正确区分其利用价值,以便保管和利用。

2.审计档案应按项目立卷,一个项目可立一个或几个卷,不得将几个审计项目合并立卷,跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。

3.审计案卷内文件材料一般应以结论性文件、证明性文件材料、立项性文件材料三个单元为序进行排列,第一单元为结论性文件材料,采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度的方法进行排列;第二单元为证明性文件材料,按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序,对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列;第三单元为立项性文件材料,按文件材料形成的时间顺序并结合文件材料的重要程度进行排列。

4.审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则是:

⑴正件在前,附件在后;

⑵定稿在前,修改稿在后;

⑶批复在前,请示在后;

⑷批示在前,报告在后;

⑸重要材料在前,次要材料在后;

⑹汇总性材料在前,原始性材料在后。

5.根据谁审计谁立卷的原则,建立立卷归档工作责任制。审计终结时,项目主审负责人对本审计项目形成的全部文件和材料进行收集、整理、鉴别、取舍,并按立卷的规则和方法组卷,做到审结卷成,经审计组长复查后交审计处档案管理人员。

第四条 档案管理

1.审计处档案管理人员按学校档案馆要求定期将整理好的档案存学校档案馆。

2.对失去考察利用价值的审计档案,由学校档案室和审计处根据保管期限的有关规定,共同进行鉴定和清点核对、编制清册,上报主管领导批准后销毁。

3.审计档案保管期限分为永久、长期、短期三种:

永久保管:凡反映审计处主要职能活动和历史面貌、在校发展过程中需要利用的审计档案。

长期保管:(16年—50年)凡在相当长时间内需要考察的审计档案。

短期保管:(15年以下)凡在较短时间内需要考察的审计档案。

4. 审计档案的借阅范围,一般限定在本单位内部,凡

外单位借用的审计档案,应出具借用证明和写明借用原因,经审计处主要负责人和主管学校领导批准后方可借用,并登记好借用时间和归还日期。

第五条 审计处设立兼职审计档案管理员,负责日常审计档案的管理工作,其工作任务如下:

1.收集、整理、保管我校的审计档案并开展利用工作。

2.按规定搞好审计档案立卷归档工作。

3.负责档案的鉴定、分类和移交前的保管工作。

4.负责定期向学校档案室移交审计处归类档案。

5.在业务上接受学校档案室的指导、监督和检查。

第六条 本规定自发布之日起施行。

2006年3月15日

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